Importeren stap voor stap
De wizard loopt in acht vaste stappen van bestand naar afgeronde import. Je kunt altijd terug naar een eerdere stap zolang de import niet is gestart; sluit je tussendoor af, dan bewaart ForceFlow waar je was en open je de import later gewoon weer uit het overzicht.
Stap 1 en 2: bestand en controle
Klik in het overzicht op Nieuwe import, kies bij Wat wil je importeren? de soort en sleep je .xlsx -bestand naar het vak (of klik erin om te kiezen). Wil je eerst een leeg bestand met de juiste kolommen, klik dan op Sjabloon downloaden.
Let op: de soort kun je na het uploaden niet meer wijzigen. Verkeerd gekozen? Sluit de import en verwijder hem uit het overzicht.
Na het uploaden leest ForceFlow het bestand en toont stap 2 wat er is gevonden: bestand, tabblad, aantal rijen en kolommen. Klopt het aantal rijen niet, kijk dan of er een tweede tabblad of lege rijen in het bestand zitten. Is er tijdens het lezen iets opgevallen, meerdere tabbladen, een ontbrekende kopregel, dan staat dat onder Bevindingen over het bestand; een fout moet je eerst in het bestand oplossen.
Heb je eerder een import met dezelfde kopregels bewaard als importdefinitie, dan wordt die hier herkend en meteen toegepast, zie Importdefinities.
Opmerking: Je kunt tot de werkelijke uitvoering van de import deze verwijderen en het Excel sheet aanpassen.
Stap 3: kolommen koppelen
Hier vertel je welke kolom bij welk veld hoort. Bovenaan kies je de sleutelkolom (1) (de kolom met je eigen referentie); daaronder staat per kolom uit je bestand de kopregel, een paar voorbeeldwaarden en de keuzelijst waarmee je het veld kiest. ForceFlow doet op basis van de kopregels zelf een voorstel, loop dat na en pas aan waar nodig. Kolommen die je niet wilt overnemen, laat je op Niet importeren (2) staan.
Zodra je een veld kiest, worden de voorbeeldwaarden ertegen gehouden. Passen ze niet allemaal, dan zie je welke niet, meestal is dan het verkeerde veld gekozen, of staat een datum als tekst in de kolom. Dit is een controle vooraf, geen blokkade; wat echt fout is, komt in de proefdraai naar voren.
Onder de tabel staat welke verplichte velden nog ontbreken; zolang daar iets staat, kun je niet verder. Voor personen geldt: koppel Naam, óf koppel Voornaam en Achternaam, het een maakt het ander overbodig, ForceFlow splitst of stelt de volledige naam zelf samen.
Opmerking: het veld Volgnummer kun je niet koppelen. Dat nummer deelt ForceFlow zelf uit; wil je je eigen nummer bewaren, gebruik het dan als sleutelkolom.
Stap 4 en 5: waarden en gebruikers
ForceFlow leest nu het hele bestand door en verzamelt wat het niet thuis kan brengen. Stap 4 toont de waarden die in geen enkele keuzelijst staan: per regel de lijst, de waarde, in hoeveel rijen hij voorkomt, en jouw keuze:
| Keuze | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Toevoegen aan de lijst | De waarde wordt tijdens de import aan de lijst toegevoegd |
| Vervangen door | Je kiest een bestaande waarde die in de plaats komt |
| Leeg laten | Het veld blijft leeg; de rest van de rij wordt gewoon geïmporteerd |
| Rij blokkeren | Rijen met deze waarde worden gemeld als fout en niet geïmporteerd |
Toevoegen aan de lijst wordt standaard voorgesteld waar dat mag; bij vaste lijsten van ForceFlow (zoals landcodes) is die keuze er niet. Waarden worden pas echt toegevoegd op het moment dat je de import start, een proefdraai verandert niets aan je lijsten.
Stap 5 werkt hetzelfde voor namen die bij geen enkele gebruiker horen: per naam kies je de juiste gebruiker (Vervangen door) of je laat het veld leeg. Je kiest uit de gebruikers van je eigen bedrijf; staat de medewerker daar niet tussen, maak hem dan eerst aan of vul het veld later.
Staat er Alle waarden uit het bestand zijn herkend of Alle namen horen bij een gebruiker, dan valt er niets te kiezen en klik je door.
Stap 6: instellingen
De opties waarmee de import straks draait:
| Optie | Wat het doet |
|---|---|
| Bij een fout | Import niet starten: één fout houdt alles tegen. Rij overslaan: foute rijen worden overgeslagen, de rest gaat door. Waarschuwingen blokkeren nooit |
| Tag voor deze import | Elk aangemaakt of bijgewerkt record krijgt deze tag, bijvoorbeeld import juni — handig om de levering terug te vinden |
| Tags | Wat er bij een bestaand record met tags gebeurt: die uit het bestand erbij, alleen die uit het bestand, of alleen de bestaande houden |
| Bestaande records bijwerken | Een bekende sleutel werkt het record bij; uit betekent alleen nieuwe records aanmaken |
| Aangemaakt/gewijzigd op/door overnemen | Neemt bij een migratie de historie uit het bestand over — alleen voor nieuwe records; bij een update is de import zelf de laatste wijziging |
| Coördinaten bij het adres opzoeken | Zoekt na afloop de coördinaten op, voor het zoeken op afstand |
| Foto's downloaden / bestaande vervangen | Haalt de foto achter de url op; vervangen uit betekent alleen records zonder foto krijgen er een |
Let op: bijwerken overschrijft gevulde velden met wat er in het bestand staat, maar een lege cel maakt nooit iets leeg — wat er stond blijft staan.
Op dit tabblad kun je linksonder ook de hele koppeling met keuzes en opties bewaren als importdefinitie voor de volgende levering, zie Importdefinities
Stap 7: proefdraai
ForceFlow rekent het hele bestand door met jouw koppeling, keuzes en instellingen, zonder iets op te slaan. Je krijgt vier tellers, Nieuw, Bijgewerkt, Mislukt en Waarschuwingen, en daaronder per regel de bevindingen. Een proefdraai kost niets: hij telt niet mee voor je maandlimiet en je kunt zo vaak terugstappen en opnieuw draaien als je wilt.
Zitten er fouten in, dan zie je <n> rijen bevatten een fout met je huidige keuze erbij; wil je die aanpassen, ga terug naar stap 6. Met Rapport downloaden (linksonder) krijg je alle bevindingen als Excel-bestand, handig om terug te sturen naar wie de gegevens heeft aangeleverd.
Klik op Import starten als het klopt. Op dat moment wordt je maandlimiet gecontroleerd; past de import er niet meer in, dan zie je hoeveel records er nog over zijn.
Stap 8: uitvoeren
De import komt in de wachtrij en wordt verwerkt; je ziet de voortgang van rijen verwerken naar indexeren naar De import is afgerond. Je mag het scherm gewoon sluiten, de import draait door op de achtergrond en in het overzicht volg je de voortgang. Zolang de import loopt kun je hem linksonder Afbreken; wat al verwerkt is blijft staan.
Het indexeren maakt de records doorzoekbaar; zolang dat loopt staan ze er al wel, maar zijn ze nog niet allemaal via het zoekscherm te vinden. Daarna is de import Gereed: je kunt het rapport downloaden en bij kandidaten cv's toevoegen, maar de import niet meer openen of aanpassen. Wil je iets corrigeren, lever dan een nieuw bestand aan met dezelfde sleutels en zet Bestaande records bijwerken aan.