Cv's toevoegen aan een import
Bij een kandidatenimport lever je de cv's in één keer mee: je uploadt een zip, ForceFlow koppelt elk bestand aan de juiste kandidaat, en pas als de proefkoppeling klopt wordt er iets opgeslagen. Je opent het scherm vanuit het importoverzicht met Cv's toevoegen achter de import.
De bestandsnamen
Dit is het enige waar het echt op aankomt. Elke bestandsnaam in de zip heeft de vorm naam.sleutel.extensie :
Jansen-Pieter.K10432.pdf cv anne de vries.K10433.docx
Het middelste deel is de sleutel: dezelfde referentie die bij de import in de sleutelkolom stond (het ForceFlow-id van de kandidaat werkt ook). Wat er vóór de sleutel staat, mag je zelf weten. Mappen in de zip zijn geen probleem; alleen de bestandsnaam telt.
Toegestaan zijn pdf, doc, docx, rtf, odt en txt, maximaal 9 MB per cv en 2.000 bestanden per zip.
Let op: kloppen te veel bestandsnamen niet (meer dan één op de tien), dan wordt de hele zip geweigerd. Hernoem de bestanden en probeer het opnieuw. Let ook op extra punten in de naam: de.vries.K104.pdf wordt gelezen als sleutel vries, vervang die punten door streepjes.
Uploaden en proefkoppeling
Sleep de zip naar het vak. Zodra hij binnen is, loopt de proefkoppeling vanzelf: de hele zip wordt doorgenomen zonder iets op te slaan. Daarna zie je vier tellers, Bestanden (het totaal), Gekoppeld, Overgeslagen en Niet bruikbaar, en per bestand dat niet is gekoppeld de reden, onder Overgeslagen cv's.
De meest voorkomende meldingen en wat je eraan doet:
| Melding | Wat je doet |
|---|---|
| Bestandsnaam volgt niet de vorm naam.sleutel.extensie | Hernoem het bestand |
| Sleutel hoort bij geen enkele kandidaat uit deze import | Controleer of de sleutel klopt (spaties, voorloopnullen, hoofdletters) en of de kandidaat in dít importbestand zat |
| Kandidaat had dit cv al; niets gewijzigd | Niets , het cv stond er al |
| Meerdere bestanden voor deze kandidaat; alleen het eerste is gebruikt | Haal het dubbele bestand uit de zip |
| Bestandstype wordt niet ondersteund / Cv is groter dan toegestaan | Zet om naar pdf of docx, of maak het kleiner dan 9 MB |
Je kunt meerdere zips na elkaar uploaden bij dezelfde import; elke upload krijgt een eigen regel. Een upload die je toch niet wilt gebruiken, verwijder je met de prullenbak, zolang je niet hebt gekoppeld, is er niets opgeslagen.
Koppelen en rapport
Klopt de proefkoppeling, klik dan op Cv's koppelen. De bestanden worden bij de kandidaten opgeslagen en de betrokken kandidaten worden opnieuw geïndexeerd, zodat je meteen op de inhoud van de cv's kunt zoeken. De status loopt naar Cv's toegevoegd.
Met Rapport downloaden (linksonder) krijg je per bestand de sleutel, de kandidaat waar het cv terecht is gekomen, het resultaat en de eventuele melding, zwart-op-wit welke kandidaat welk cv heeft gekregen.