Aan de slag met workflows

Workflows in ForceFlow lijken op Gmail-filters of regels in andere e-mailclients. Workflows bestaan uit voorwaarden (waar je naar zoekt) en acties (wat je wilt dat er gebeurt). In dit artikel maken we je wegwijs in de wondere wereld van workflows!

Basisprincipes van workflows

Workflows bevatten voorwaarden, operators en acties. Hiermee kun je if-then-statements maken om acties uit te voeren op gesprekken. Bijvoorbeeld: als de vacature de status “Ingevuld” krijgt, voeg dan een tag toe, stuur een e-mail naar de klant en archiveer de vacature. Workflows kunnen handmatig of automatisch zijn. De waarden die gebruikt worden in de voorwaarden zijn niet hoofdlettergevoelig.

• Automatische workflows zijn altijd actief en draaien op de achtergrond. Ze controleren nieuwe en bestaande entiteiten op overeenkomende voorwaarden en voeren vervolgens automatisch een of meerdere opgegeven acties uit. Een automatische workflow wordt slechts één keer per entiteit uitgevoerd om te voorkomen dat deze zichzelf activeert op basis van zijn eigen acties. In Automatische workflows vind je meer informatie over het beheren van automatische workflows en inspirerende ideeën voor het gebruik ervan.
• Handmatige workflows worden uitgevoerd op jouw commando. Wanneer je een handmatige workflow toepast, voert ForceFlow alle acties in één keer uit. Zoek naar het bliksemicoon om een handmatige workflow te starten. Een handmatige workflow kan (als dit ingesteld is) meerdere keren worden toegepast, dus als deze al eerder is gebruikt. Bekijk Handmatige workflows voor details over het beheren ervan en inspiratie voor hoe ze jouw team kunnen helpen.

Een workflow aanmaken

Ga naar de bedrijfsinstellingen en selecteer de tab Workflows.

Selecteer hier de tab Automatisch (1) of Handmatig (2). In ons voorbeeld maken we een automatische workflow. Klik op Workflow Toevoegen.

Er wordt nu een wizard opgestart waar je stapsgewijs de workflow gaat aanmaken:

Geef de workflow een duidelijke naam. Je kunt ook een omschrijving toevoegen waar je beschrijft wat bijvoorbeeld het doel van de workflow is.

Selecteer vervolgens de context waar de workflow gaat draaien. Dit kan bijvoorbeeld een kandidaat, vacature of plaatsing zijn. Zodra deze entiteit aangemaakt wordt of wijzigt zal de workflow uitgevoerd worden.

Wanneer je meerdere bedrijven in ForceFlow hebt gedefinieerd, kun je ook aangeven voor welk bedrijf (of bedrijven) de workflow actief is.

Wanneer je alles heb ingevuld klik je op Volgende om naar de Condities te gaan. Hier selecteer je de criteria en operator (zoals “Is gelijk aan”, “Bevat”, etc.)  voor je voorwaarden. Bij een handmatige workflow zijn voorwaarden niet verplicht.

Klik op volgende om naar de acties te gaan. Kies de acties die je wilt dat je workflow uitvoert wanneer een entiteit voldoet aan de voorwaarden die je hebt opgegeven.

Klik op Volgende om naar de samenvatting te gaan. Controleer je workflow op de samenvattingspagina en zet hier de schakelaar Actief aan om de workflow te activeren (je kunt dit ook later doen).

Klik op opslaan om de workflow vast te leggen.

Beheren van Workflows

Vanuit het overzicht van de workflows kun je deze bewerken, aanmaken, verwijderen, zoeken en filteren.

1. Aan het icoon kun je een aantal kenmerken van de workflow zien:

   - Een gesloten bliksem-icoon is een automatische workflow, een halfopen een handmatige.

   - Wanneer de kleur groen is betekent dat de workflow actief is, rood betekent inactief.

2. Klik op de naam om naar het samenvattings scherm te gaan, met terug kun je naar de andere stappen gaan.
3. Klik op het getal bij condities (deze geeft het aantal condities van de workflow weer) om meteen naar het conditie scherm te gaan.
4. Klik op het getal bij acties (deze geeft het aantal acties van de workflow weer) om meteen naar het actie scherm te gaan.
5. Om een workflow te verwijderen klik je op het vuilnisbak-icoon. De workflow wordt dan definitief verwijderd en kan niet meer hersteld worden. Wanneer je een workflow wilt bewaren kun je deze ook inactief maken (op het samenvattingspagina)
6. Hier kun je de workflows filteren op context.
7. Type een gedeelte van de workflow naam om deze te zoeken.

Meer over workflows

Workflows zijn krachtige tools die je werkzaamheden naar een hoger niveau kunnen tillen, en bij deze kracht komt ook de verantwoordelijkheid en complexiteit. Bekijk enkele van onze andere artikelen over workflows voor nog meer hulp!

Workflow voorwaarden en acties legt elke voorwaarde en actie uit die beschikbaar is.

Automatische workflows biedt meer informatie specifiek over automatische workflows en ideeën voor het gebruik ervan.

Handmatige workflows bevat meer details over handmatige workflows en wanneer ze nuttig kunnen zijn.