Gebruikers beheer

Opmerking: het beheer van gebruikers vereist beheerders rechten binnen ForceFlow.

Binnen ForceFlow zijn 4 rollen gedefinieerd: 

1. Beheerder
   Beheerders hebben toegangs tot alles en mogen ook entiteiten wijzigen die toegewezen zijn aan andere gebruikers. Zij kunnen ook afgeschermde notities maken die andere rollen niet kunnen zien.
   Ze zijn de enige die de bedrijfsinstellingen kunnen bekijken en wijzigen. Er is altijd minstens 1 beheerder binnen een organisatie.
2. Recruiter
   Een recruiter kan alle entiteiten (kandidaten, vacatures e.d.) bekijken, maar niet wijzigen wanneer hij/zij daar niet aan toegewezen is.
3. Hiring manager
   Een hiring manager kan alleen de vacatures zien waaraan hij/zij is toegewezen als hiring manager. De kandidaten en e-mails zijn alleen zichtbaar die betrekking hebben op deze toegewezen vacatures. Hij/zij heeft beperkte gebruiksinstellingen en meldingen.
   Hiring managers kun je onbeperkt aanmaken zonder dat dit kosten met zich meebrengt. Enkel het gebruik (bekijken/aanpassen van vacature, kandidaat of e-mail) wordt achteraf gefactureerd. Zie abonnement.
4. Sourcer
   Een sourcer is een persoon (intern/extern) die kandidaten werft voor een vacature, daarna neemt de recruiter of hiring manager het proces over.
   De sourcer kan alleen zijn toegewezen vacatures zien en ziet alleen kandidaten die hij/zij heeft aangemaakt. Hij/zij heeft beperkte gebruiksinstellingen en meldingen.
   Een sourcer ziet niet wat andere gebruikers binnen ForceFlow doen, hij/zij heeft als ware zijn eigen omgeving.
   Voorwaarde voor een sourcer is dat zijn e-mail domein behoort bij het bedrijf/bedrijven die een abonnement heeft/hebben.

Overzicht gebruikers

In het overzicht van de gebruikers zie je 3 tabbladen:

1. Geactiveerd: dit zijn de gebruikers die zich kunnen aanmelden binnen ForceFlow.
2. Gedeactiveerd: dit zijn de geblokkeerde gebruikers, die zich niet kunnen aanmelden. Je kunt 

Aanmaken van een gebruiker

Om een gebruiker aan te maken en uit te nodigen ga je naar het gebruikersoverzicht binnen de bedrijfsinstellingen.
Met de knop '+ Gebruiker toevoegen' krijg je het volgende scherm:

Vul hier de voor en achternaam van de nieuwe gebruiker in en geef een (zakelijk) e-mail adres in, wat nog niet bekend is binnen ForceFlow.

Vervolgens selecteer je de rol, geef je eventueel een team in. Je kunt ook een ander bedrijf (of meerdere bedrijven) selecteren als er meerdere bedrijven zijn aangemaakt binnen je organisatie, de gebruiker heeft dan ook toegang tot dat bedrijf.

Wanneer het e-mail domein van de nieuwe gebruiker geverifieerd is door ForceFlow (dit moet je aanvragen via support@forceflow.nl), dan kan via zijn eigen e-mail adres e-mails verzonden worden. Wanneer dit niet is ingesteld, dan wordt een e-mail verstuurd via noreply@forceflow.nl.

Wanneer er vestigingen gedefinieerd zijn binnen je organisatie dan kun je een gebruiker ook aan een vestiging toewijzen. Deze functionaliteit is bedoeld om binnen een vacature eenvoudiger een hiring manager te selecteren (er vindt dan al filtering plaats o.b.v. de vestiging). 

Standaard wordt een gebruiker meteen uitgenodigd, maar je kunt dit ook later doen door 'Meteen uitnodigen' te de-selecteren.
Wanneer je een gebruiker uitnodigt, dan krijgt die gebruiker een e-mail met een knop/link om ForceFlow te activeren voor zijn account.

Deactiveren van een gebruiker

Een gebruiker binnen ForceFlow wordt nooit definitief verwijderd, maar alleen gedeactiveerd. Dit voorkomt dat auditing gegevens verloren gaan.

Je kunt op 2 manieren een gebruiker deactiveren:

1. Meteen deactiveren: klik hiervoor op deactiveer icoon in het gebruikers overzicht. De gebruik kan zicht niet meer aanmelden en bestaande sessies worden binnen 1 minuut afgemeld.
2. Deactiveren aan einde van de maand: klik op naam van de gebruiker om deze te openen.Klik nu op Beëindig, de gebruiker kan nog ForceFlow blijven gebruiken tot het einde van de maand. De gebruiker wordt automatisch gedeactiveerd aan het einde van de maand.