Het importbestand voorbereiden

Een import lukt in één keer als het bestand klopt. Dit artikel beschrijft waar het bestand aan moet voldoen en hoe je de cellen vult.

Het bestand

Alleen .xlsx  , maximaal 10.000 rijen en 25 MB. De eerste rij is de kopregel, daaronder staan de gegevensrijen, op één tabblad. Lege rijen worden overgeslagen.

Het makkelijkst begin je met het sjabloon: kies in stap 1 van de wizard wat je wilt importeren en klik op Sjabloon downloaden. Je krijgt een leeg bestand met precies de kolommen die ForceFlow kent, plus een tabblad Toelichting waarin per kolom staat welk formaat wordt verwacht, of meerdere waarden mogen en welke waarden al bekend zijn. Een eigen bestand of een export uit je vorige systeem werkt ook, je koppelt de kolommen dan zelf in stap 3. Een onbewerkte export uit ForceFlow zelf wordt vanzelf herkend.

De sleutelkolom

De sleutelkolom bevat jouw eigen referentie: het nummer of de code waaronder de kandidaat of relatie in je oude systeem bekend is. Bij een tweede levering herkent ForceFlow aan die sleutel welke rijen al bestaan; zonder sleutel wordt elke rij een nieuw record en krijg je dubbelingen. Dezelfde sleutel gebruik je later in de bestandsnamen van de cv's.

Wat er in de cellen staat

Datums. Zet datumkolommen in Excel op een echt datumformaat, niet op tekst; dan gaat het altijd goed. Staat er toch tekst, dan worden onder meer 2026-12-31  , 31-12-2026  , 31/12/2026   en 31.12.2026   herkend. De Amerikaanse notatie (12/31/2026  ) niet, die geeft Datum niet herkend.

Meerdere waarden. Velden als tags of vakgebieden mogen meerdere waarden bevatten. Scheid die met een puntkomma: Bouw; Techniek; Logistiek  . In het tabblad Toelichting zie je per kolom of dat is toegestaan.

Keuzelijsten. Velden als status of branche werken met een lijst. Zet de omschrijving in het bestand zoals je hem in ForceFlow ziet, niet een interne code. Onbekende waarden komen in stap 4 van de wizard langs; je bepaalt daar per waarde wat ermee gebeurt.

Gebruikers. Velden die naar een medewerker verwijzen (eigenaar, recruiter) vul je met de naam zoals die in ForceFlow staat, of met het e-mailadres. Namen die niet worden gevonden, komen in stap 5 langs.

Foto's. Zet een openbaar bereikbare url in de fotokolom en zet in stap 6 de optie Foto's downloaden aan; het bestand wordt dan tijdens de import opgehaald.

Adressen. Vul straat, huisnummer, postcode, plaats en land in aparte kolommen. Met de optie Coördinaten bij het adres opzoeken doen de records daarna mee in het zoeken op afstand.

Checklist voor je uploadt

1. Bestand is .xlsx  , maximaal 10.000 rijen en 25 MB, één tabblad met gegevens, kopregel op rij 1.
2. Een sleutelkolom met een unieke referentie per rij.
3. Datumkolommen als datum opgemaakt.
4. Meerwaardige velden gescheiden met een puntkomma.
5. Verplichte velden gevuld: naam, of anders voornaam én achternaam.