AVG in het dagelijkse gebruik

Opmerking: AVG functies voor het dagelijks gebruik zijn alleen beschikbaar wanneer de AVG is ingeschakeld.

ForceFlow is gemaakt om je werk eenvoudiger te maken, zo ook het borgen van de AVG. Naast geautomatiseerde processen biedt ForceFlow je ook de mogelijkheid om handmatige acties uit te voeren en inzicht te krijgen in de AVG status van je kandidaten.

Bij aanmaken van een kandidaat heb je de mogelijkheid om de 'AVG toestemming' aan te geven.
Indien je geen toestemming hebt wordt initiële periode van de AVG gehanteerd en is de AVG status 'onbekend'. Je kunt nu bij de kandidaat handmatig de periode verlengen (als je bijvoorbeeld via e-mail toestemming hebt verkregen) of een toestemmingsverzoek sturen.

Toestemmingverzoek

Zodra de kandidaat de kandidaat is aangemaakt kan het toestemmingsverzoek op 2 manieren verstuurd worden:

1. Automatisch via robots.
2. Via een knop het info tabblad van de kandidaat (alleen zichtbaar wanneer kandidaat een e-mail adres heeft):Met deze knop wordt automatisch een e-mail gestuurd naar de kandidaat met daarin een button om het toestemmingsverzoek te bekijken.

Wanneer een kandidaat toestemming geeft dan zal er melding worden geplaatst bij de kandidaat: Wanneer een kandidaat het verzoek afwijst, dan krijg je de volgende melding:Indien een kandidaat geen reactie geeft op het verzoek, dan zal zodra de AVG periode afloopt de status van de kandidaat wijzigen in 'Verlopen'.

Correctieverzoek en verwijderingsverzoek

Een kandidaat kan ook reageren op je e-mail door op een verwijderingverzoek of correctieverzoek te klikken binnen de extra regel van je handtekening, Je krijgt bij een correctieverzoek het volgende bericht (uiteraard kan de inhoud afwijken):

Een verwijderingsverzoek kan er als volgt uit zien:

Kandidaat verwijderen of anonimiseren

De standaard actie bij verwijderen kan zijn:

• Verwijderen: de kandidaat wordt geplaatst in de prullenbak en zal naar 30 dagen definitief uit het systeem verwijderd worden.
• Anonimiseren: e kandidaat wordt geplaatst in de prullenbak en zal naar 30 dagen definitief uit het systeem verwijderd worden, echter hij wordt nog wel anoniem getoond op de vacatures waar hij in proces was. Ook wordt hij gebruikt bij de rapportages op het dashboard

De standaard (verwijderings) actie is in te stellen bij de bedrijfsinstellingen onder de optie 'Standaard kandidaat verwijder actie'.

Meldingen

Je hebt een tweetal meldingen waar je je kunt op abonneren:

• AVG verlopen: deze melding wordt naar je gestuurd wanneer je bent toegewezen aan de kandidaat of wanneer er niemand is toegewezen aan de kandidaat.
• AVG bericht ontvangen: deze melding wordt naar je gestuurd wanneer je bent toegewezen aan de kandidaat of wanneer er niemand is toegewezen aan de kandidaat. Je kunt daarbij selecteren bij welk bericht je de melding wilt ontvangen: toestemming verleend, geen toestemming, correctieverzoek of verwijderingsverzoek.

Belangrijk: Onze informatie zijn slechts algemene richtlijnen en suggesties voor gebruikers. Het is niet van toepassing op enige juridische situatie waarbij je professioneel advies moet raadplegen. We raden je ten zeerste aan zelf onderzoek te doen en juridisch advies in te winnen om ervoor te zorgen dat je je altijd aan de regels houdt.
ForceFlow staat altijd open voor opmerkingen en zal er altijd naar streven om je ervaring te verbeteren.