AVG automatiseren

Opmerking: instellen van AVG vereist beheerders rechten binnen ForceFlow.

Om je werk nog makkelijker te maken is er binnen ForceFlow de mogelijkheid om het versturen van AVG verzoeken en het verwijderen/anonimiseren van kandidaten te automatiseren met behulp van robots.

Je hebt de volgende 2 robots:

• Automatisch AVG toestemmingsverzoek versturen: automatiseer het vragen om toestemming om de bewaartermijn van profielen van kandidaten te verlengen.

• Automatisch verwijder verlopen kandidaten en/of kandidaten met verwijderingsverzoek: automatiseer het verwijderen van kandidaten die geen toestemming hebben gegeven voor het bewaren van hun gegevens in de database als gevolg van de AVG. Een verzoek wordt 30 dagen voor het verlopen van de AVG verstuurd.

Je kunt een robot starten met de 'play' button, je ziet dan direct wanneer deze eerstvolgend wordt uitgevoerd.
De robot wordt vervolgens elke dag op het ingegeven tijdstip uitgevoerd.
Je kunt een robot altijd stoppen en weer starten.
Daarnaat 

Automatisch AVG toestemmingsverzoek versturen

Door op de robot te klikken kun je het volgende instellen: Geef aan het maximaal aantal dagen geleden in (1) dat er een activiteit (bijvoorbeeld e-mail, notitie, wijzing. etc.) moet hebben plaatsgevonden bij de kandidaat. Dit voorkomt dat 'oude' kandidaten een verzoek gestuurd krijgen. Wil je dat wel dan kun je deze op maximaal 999 dagen zetten.

Het sjabloon (2) van het toestemmingsverzoek kun je wijzigen. Deze is standaard hetzelfde als het handmatige verzoek, maar je zou ervoor kun kiezen om bij automatisch e-mails een ander sjabloon te gebruiken.

Opmerking: wanneer je een nieuw toestemmings sjabloon maakt, moet deze altijd van het subtype 'AVG toestemmingsverzoek' zijn.

Het verzoek moet door een persoon worden gestuurd (3) i.v.m. reply en handtekening. Deze persoon kan ook een extra gebruiker zijn die je hiervoor gebruikt.

Automatisch verwijder verlopen kandidaten en/of kandidaten met verwijderingsverzoek

Door op de robot te klikken kun je het volgende instellen:

Je kunt de robot voor 2 verwijderingen instellen:

• Verlopen kandidaten automatisch verwijderen: de robot verwijderd (of anonimiseert) alle kandidaten die in de status 'Verlopen' staan. Je kunt hierbij uitsluiten kandidaten waar in een periode activiteiten hebben plaatsgevonden.
• Verwijder automatisch kandidaten met een verwijderingsverzoek: de robot verwijdert alle kandidaten die een toestemmingsverzoek hebben afgewezen of een verwijderingsverzoek hebben gestuurd. Hierbij kun je aangeven na hoeveel dagen na het verwijderingsverzoek de kandidaat verwijderd wordt.

De robot verwijdert of anonimiseert afhankelijk van de instelling 'Standaard kandidaat verwijder actie' bij bedrijfsinstellingen.

Belangrijk: Onze informatie zijn slechts algemene richtlijnen en suggesties voor gebruikers. Het is niet van toepassing op enige juridische situatie waarbij je professioneel advies moet raadplegen. We raden je ten zeerste aan zelf onderzoek te doen en juridisch advies in te winnen om ervoor te zorgen dat je je altijd aan de regels houdt.
ForceFlow staat altijd open voor opmerkingen en zal er altijd naar streven om je ervaring te verbeteren.