Bijlagen toevoegen aan een e-mail

Het cv van je kandidaat meesturen? De vacaturetekst erbij? Dat staat allemaal al in ForceFlow, dus je hoeft niets meer te downloaden en opnieuw te uploaden. Eén klik op de paperclip en het bestand hangt aan je e-mail.

Met de paperclip

Klik in je e-mail op de paperclip "Bijlage toevoegen" (1). ForceFlow kijkt wie en wat er in je e-mail staat en zet de bestanden daarvan voor je klaar.

Zo lees je het menu:

• Per item een blokje (2). Bovenaan staat de naam met erachter wat het is: "Kandidaat", "Vacature" of "Klant". Het gekleurde bolletje hoort bij het soort item en komt straks terug bij de bijlage in je e-mail. In het voorbeeld zie je de kandidaat Ilse van Gils, de vacature Receptionist(e) en de klant van die vacature, Softwarebedrijf Van Swieten. Die klant staat er vanzelf bij, ook al is hij geen ontvanger.
• Per blokje hooguit drie bestanden, met rechts het soort en de grootte. Zo zie je meteen het verschil tussen "CV (origineel)", het bestand zoals het is geüpload, en "CV (pdf)", de versie die ForceFlow ervan maakt. Klik op een bestand en het staat als bijlage onder je e-mail.
• "Toon alle 11 bestanden" (3) verschijnt als een item meer dan drie bestanden heeft. Je gaat dan naar de volledige lijst van dat item.
• "Alle bestanden en andere items" (4) opent hetzelfde venster, maar dan om zelf een kandidaat, vacature of relatie op te zoeken.
• "Van computer uploaden" (5) is voor een bestand dat nog niet in ForceFlow staat.
• Onderaan (6) zie je hoeveel ruimte je nog hebt: "Nog 7 MB vrij van 7 MB".

Heb je een bestand al toegevoegd, dan staat er een vinkje achter in plaats van de grootte. Is een bestand grijs, dan past het niet meer in de e-mail.

Meer bestanden of een ander item

Staat het bestand er niet tussen? Kies in het menu "Toon alle ... bestanden" of "Alle bestanden en andere items". Je komt dan in het venster "Bijlagen toevoegen".

Links kies je van wie je de bestanden wilt zien, rechts vink je ze aan:

• "In deze e-mail" staat bovenaan: iedereen en alles uit je e-mail. In het voorbeeld zijn dat de kandidaat Ilse van Gils, de vacature Receptionist(e), de klant Softwarebedrijf Van Swieten en de contactpersoon Annemarie Dirkx. Het cijfer achter een naam telt hoeveel bestanden je daar al hebt aangevinkt.
• "Onlangs bekeken" (2) zijn de kandidaten, vacatures en relaties die je kortgeleden hebt geopend. Handig als je net nog in het profiel zat van iemand die niet in de e-mail staat.
• "Zoek een ander item" (1) is voor al het andere: typ een naam en kies uit de zoekresultaten.
• Rechts staan de bestanden per groep (3): "CV", "Vacature", "Documenten" (bijvoorbeeld certificaten en diploma's) en "Bijlagen" (alles wat aan een notitie hangt). Je ziet alleen de groepen waar iets in zit.
• De kolommen (4) vertellen wat je kiest: de bestandsnaam, het soort, de datum waarop het is toegevoegd en de grootte.
• De balk linksonder telt met je mee: "160,4 KB van 7 MB". Wat niet meer past, kun je niet aanvinken.
• De knop (5) laat zien hoeveel bestanden je toevoegt: "1 bestand toevoegen".

Je kunt bij meerdere items bestanden aanvinken voordat je op de knop klikt. Het cv van Ilse en de vacaturetekst gaan dus in één keer mee. Toch iets van je computer nodig? "Van computer uploaden" staat linksonder.

Handig: bij een contactpersoon zie je ook de bestanden van zijn klant of leverancier, en bij een vacature ook die van de klant.

Van je computer

Een bestand dat nog niet in ForceFlow staat, voeg je op twee manieren toe.

Slepen. Pak het bestand op je computer vast (in Verkenner, Finder of op je bureaublad) en sleep het naar de e-mail. Zodra je boven het e-mailvenster komt, verschijnt er een kader met de tekst "Sleep bestanden hierheen om ze als bijlage toe te voegen". Laat los, en het bestand wordt toegevoegd. Je hoeft niet te mikken: het hele venster vangt het op, van de onderwerpregel tot de tekst. Meerdere bestanden tegelijk slepen kan ook.

Klikken. Klik op de paperclip en kies "Van computer uploaden". Je kiest het bestand dan in het bekende venster van je computer. Ook hier kun je er meer dan één selecteren.

Tijdens het uploaden draait er een rondje op de plek van de paperclip. Daarna staat het bestand bij de andere bijlagen onder je e-mail, en telt het mee voor de ruimte die je nog hebt.

Lukt het niet, dan vertelt ForceFlow waarom:

• Past een bestand niet meer in de e-mail, dan zie je "Niet toegevoegd, te groot voor deze e-mail" met de naam van het bestand. De bestanden die wel passen, worden gewoon toegevoegd.
• Sommige soorten bestanden mogen om veiligheidsredenen niet per e-mail verstuurd worden, bijvoorbeeld programma's. Je krijgt dan de melding dat de bijlage met die extensie niet verstuurd kan worden.

Hoeveel past erin

Alle bijlagen samen mogen 10 MB zijn als je verstuurt vanuit je gekoppelde mailbox (Google of Microsoft). Verstuur je zonder gekoppelde mailbox, dan is het 7 MB. Eén bestand mag nooit groter zijn dan 10 MB.

Je hoeft dat niet te onthouden: ForceFlow houdt het voor je bij. Wat niet meer past, wordt niet toegevoegd, en je krijgt de melding "Niet toegevoegd, te groot voor deze e-mail" met de namen van de bestanden erbij. Wissel je van afzender, dan kan het maximum mee veranderen.

Privébijlagen

Bijlagen van een afgeschermde notitie zie alleen jij, als maker van die notitie. Ze staan daarom niet in het snelle menu van de paperclip. In "Bijlagen toevoegen" vind je ze wel, met een slotje en de tekst "Privé, alleen zichtbaar voor jou".

Je mag zo'n bestand gewoon meesturen. ForceFlow waarschuwt je dan: "Privé: de ontvanger krijgt dit bestand wel te zien". Bedenk ook dat je collega's die de e-mail in ForceFlow kunnen lezen, de bijlage daarna ook kunnen openen.

Voorbeeld

Sanne van Talentwerk stelt kandidaat Ilse van Gils voor aan Annemarie Dirkx, contactpersoon bij Softwarebedrijf Van Swieten, voor de vacature Receptionist(e). Ze opent een e-mail aan Annemarie vanaf de vacature, klikt op de paperclip en kiest onder Ilse van Gils "Ilse van Gils.pdf" en onder Receptionist(e) "Vacature Receptionist(e).pdf". Het detacheringscontract moet ook mee: dat staat bij de klant, dus ze klikt bij Softwarebedrijf Van Swieten op "Detacheringscontract.docx". Drie bijlagen, samen nog geen 250 KB, en de e-mail kan weg.

Goed om te weten

• Bestanden uit ForceFlow kiezen kan met de rol Beheerder of Recruiter. Met een andere rol voeg je bijlagen toe van je computer.
• Je ziet alleen bestanden van kandidaten, vacatures en relaties waar je zelf bij mag.
• De groep "Documenten" zie je als je de module Documenten gebruiken.
• De bijlage is een kopie. Pas je het cv later aan, dan verandert de verstuurde e-mail niet.
• Het werkt precies zo in "E-mail aan meerdere ontvangers": iedere ontvanger krijgt dezelfde bijlagen.
• Je voegt maximaal 20 bestanden per keer toe.