Notitie-analyse

Met notitie-analyse haalt AI de actiepunten uit een notitiegesprek. Na een gespreksverslag stelt ForceFlow voor om gegevens bij te werken, taken aan te maken, afspraken in te plannen en e-mails klaar te zetten. Jij bepaalt per voorstel wat er echt gebeurt: niets wordt uitgevoerd zonder jouw akkoord.

De analyse is beschikbaar op notities van kandidaten, vacatures en relaties, voor gebruikers met de rol gebruiker of beheerder.

Analyse starten

Klik op het AI-icoon in de actiebalk van een notitie:

De AI leest daarbij het hele gesprek: de notitie én alle reacties eronder. Het maakt dus niet uit op welke notitie in het gesprek je klikt.

Het voorstellenscherm

Na de analyse zie je alle gevonden voorstellen bij elkaar:

Alles staat standaard aangevinkt. Met het vinkje (1) bepaal je per voorstel of het wordt uitgevoerd. Taken, afspraken en e-mails kun je eerst nog bewerken (2), en met "Koppelen aan" (3) kies je bij welke kandidaat, vacature of relatie het voorstel hoort. Onder ieder voorstel staat cursief het stukje uit de notitie waarop het is gebaseerd. Met "Toepassen" (4) voer je alle aangevinkte voorstellen in één keer uit.

De voorstellen zijn verdeeld over vier soorten:

• Gegevenswijzigingen: velden waarvoor de notitie een nieuwe waarde bevat, zoals een salariswens, telefoonnummer of beschikbaarheidsdatum. Je ziet steeds de huidige én de voorgestelde waarde. Velden die al kloppen, worden niet voorgesteld.
• Taken: actiepunten voor jezelf, met omschrijving, einddatum en prioriteit. De taak wordt gekoppeld aan de gekozen kandidaat, vacature of relatie en aan jou toegewezen.
• Afspraken: genoemde gesprekken of belafspraken, met datum, tijd, duur, type en locatie. Een datum als "volgende week dinsdag" wordt berekend vanaf de datum van de notitie. De afspraak wordt automatisch gekoppeld aan alles wat bij het gesprek hoort: kandidaat, vacature, klant, leverancier en contactpersoon.
• E-mails: berichten die je volgens de notitie nog moet sturen, zoals een bevestiging. Bij toepassen opent het gewone e-mailvenster met ontvanger, onderwerp en een concepttekst al ingevuld. Er wordt nooit automatisch verstuurd: jij controleert en verstuurt zelf.

Let op: AI kan zich vergissen. Controleer de voorstellen, en vooral de voorgestelde waarden, voordat je toepast.

Het resultaat

Na het toepassen zie je per voorstel of het gelukt is:

Gaat er één voorstel mis, dan gaan de andere gewoon door; bij het mislukte voorstel staat wat er aan de hand is. Aangevinkte e-mails openen na het sluiten van dit scherm één voor één in het e-mailvenster.

Opnieuw analyseren

Je kunt hetzelfde notitiegesprek zo vaak analyseren als je wilt, bijvoorbeeld nadat er een reactie is bijgekomen. Dubbel werk ontstaat daarbij niet:

• Taken en afspraken die al vanuit dit gesprek zijn aangemaakt, worden niet opnieuw voorgesteld. Je vindt ze terug onder "Eerder aangemaakt vanuit deze notitie".
• Een e-mail die je hebt verstuurd of als concept hebt opgeslagen, komt niet opnieuw terug. Heb je het e-mailvenster geannuleerd, dan wordt de e-mail bij een volgende analyse gewoon weer voorgesteld.
• Gegevenswijzigingen worden alleen voorgesteld zolang de waarde nog afwijkt.
• Voorstellen die je hebt uitgevinkt, komen bij een volgende analyse wél terug. Zo kun je iets alsnog uitvoeren als je er eerder overheen las.