Beschikbaarheid instellen

Stel in op welke tijden je normaal werkt. ForceFlow gebruikt dit om je agenda op de juiste uren te tonen, om collega's te laten zien wanneer jij niet beschikbaar bent zodra ze samen met jou een afspraak willen inplannen, en om AI-assistent Feline alleen passende afspraakmomenten te laten voorstellen.

Je standaard begin- en eindtijd instellen

Ga naar je profielinstellingen en zoek de velden Begintijd dag en Eindtijd dag. Dit is de tijd waarop jouw werkdag normaal begint en eindigt.

Vergeet niet op te slaan. Zodra je voor het eerst het scherm Beschikbaarheid opent (zie hieronder), maakt ForceFlow op basis van deze twee tijden automatisch een standaardschema aan (maandag t/m vrijdag, van begintijd tot eindtijd).

Beschikbaarheid per dag instellen

Wil je per dag afwijkende tijden, of een dag helemaal vrijhouden? Klik in de instellingen op Beschikbaarheid instellen. Je krijgt dan het scherm Beschikbaarheid te zien, met alle dagen van de week onder elkaar.

De knop is niet beschikbaar zolang je nog niet-opgeslagen wijzigingen in je instellingen hebt staan. Sla die eerst op.

Per dag kun je:

• de dag helemaal uitzetten met de schakelaar, de dag toont dan "Niet beschikbaar" en telt niet mee als beschikbare tijd;
• de begin- en eindtijd van een tijdslot aanpassen;
• met het plusicoon een extra tijdslot toevoegen, bijvoorbeeld om een lunchpauze vrij te houden (ochtend- en middagblok apart). Een extra tijdslot begint leeg; vul zelf een begin- en eindtijd in;
• een tijdslot verwijderen met het prullenbakicoon.

Klik op Opslaan zodra je klaar bent.

Meerdere schema's

Bovenin het scherm Beschikbaarheid kun je via Schema wisselen tussen bestaande schema's, of met het plusicoon een extra schema aanmaken en bewaren.

Het schema met het label Standaard (agenda) is het schema dat ForceFlow gebruikt voor je agenda en voor het inplannen van afspraken. Dit schema kan niet verwijderd of hernoemd worden. Extra schema's kun je aanmaken en bewaren, maar ForceFlow rekent altijd met het standaardschema.

Let op: wanneer je via de keuzelijst naar een ander schema gaat, gaan niet-opgeslagen wijzigingen verloren. Sla je wijzigingen dus eerst op. Maak je een nieuw schema aan terwijl je nog wijzigingen open hebt staan, dan vraagt ForceFlow wel eerst of je deze wilt opslaan.

Waar zie je dit terug

• Je agenda toont in de dag- en weekweergave alleen de uren tussen je begintijd en eindtijd.
• In de agenda en bij het inplannen van een afspraak worden tijden die buiten de beschikbaarheid van de geselecteerde personen vallen gearceerd weergegeven. Zo zie je in één oogopslag wanneer iemand niet beschikbaar is.
• Feline, de AI-assistent, gebruikt je beschikbaarheid bij het voorstellen van afspraken. Zie hieronder.

Feline en je beschikbaarheid

Vraag je Feline om een afspraak in te plannen, bijvoorbeeld "plan een gesprek met deze kandidaat volgende week", dan stelt Feline alleen momenten voor die:

• binnen je beschikbaarheidsschema vallen;
• niet samenvallen met een bestaande afspraak in je agenda;
• in de toekomst liggen.

Feline verzint dus nooit zelf een tijdstip. Plan je samen met collega's, dan worden alleen momenten voorgesteld waarop iedereen beschikbaar is. Je krijgt de voorstellen als aanklikbare opties te zien; pas als jij er één kiest wordt de afspraak daadwerkelijk ingepland.

Levert dit niets op, dan meldt Feline dat er geen vrije momenten in die periode zijn. Controleer in dat geval je beschikbaarheidsschema: staan de juiste dagen aan, en kloppen de tijdslots?

Foutmeldingen